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Generale

Cos'è la tecnologia SmarTech?

La tecnologia SmarTech permette ai nostri distruggidocumenti di inviare notifiche agli utenti sullo stato del loro lavoro. Gli utenti possono ricevere conferma che il lavoro è stato completato o ricevere messaggi di stato (come il cestino pieno o l'inceppamento della carta). Ciò migliora le prestazioni e la produttività sul posto di lavoro, consentendo agli utenti di dedicare meno tempo ai distruggidocumenti e di non dover alzarsi per controllare lo stato della macchina.

Come funziona la tecnologia SmarTech?

La tecnologia Smartech consente al distruggidocumenti di comunicare con smartphone o tablet per fornire notifiche sul proprio stato.

E' facile da usare?

Sì, questa applicazione è stata progettata per essere facile da usare e per poter ricevere notifiche ovunque ci si trovi.  Basta seguire alcuni semplici passaggi di configurazione la prima volta che viene utilizzato un distruggidocumenti SmarTech.

Implica qualche complicata configurazione?

No. SmarTech funziona direttamente con il Bluetooth senza nessuna configurazione. La connessione a Internet tramite la rete wireless richiede alcuni passaggi aggiuntivi. A seconda della sicurezza della rete, un amministratore IT potrebbe dover eseguire questi passaggi (vedere le domande successive).

Come posso sapere che si tratta di un distruggidocumenti SmarTech?

Ci sarà un'etichetta SmarTech allegata al distruggidocumenti. Avvicinandosi al distruggidocumenti  con un dispositivo mobile su cui è in esecuzione l'app SmarTech, l'app si connetterà automaticamente alla macchina.

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Installazione

Quali distruggidocumenti lavorano con questa applicazione

I modelli Auto+ SmarTech 300X, 600X e 750X.

Come faccio per aggiungere il distruggidocumenti alla mia rete?

Apri l'app e accendi il distruggidocumenti per fare in modo che si colleghino automaticamente. Nell'applicazione, apri le impostazioni per il distruggidocumenti e seleziona Connessione wireless. Nell'elenco delle reti visualizzate, scegli quale rete deve essere aggiunta alla shredder e inserisci la password quando richiesto.

Come posso impostare la mia app in rete?

L'app utilizza la connessione Internet del dispositivo mobile. Potrebbe trattarsi di una rete wireless o di un piano dati cellulare. Non è necessario essere sulla stessa rete del distruggidocumenti. Non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva per l'app.

Con quali dispositivi è compatibile?

L'app richiede un dispositivo iOS o Android con supporto per Bluetooth LE.
Questo include:
     iPhone 5 e successivi.
     iPad (terza generazione) e più recenti.
     Ipad mini.
     iPad Pro.
     Qualsiasi telefono o tablet Android con risoluzione 1920 x 1024 dpi e versione Android 5, 6 o 7.

Qual è la portata del Bluetooth?

Usando il Bluetooth il distruggidocumenti esegue la scansione solo entro pochi metri per evitare il collegamento accidentale a utenti diversi e distanti. Una volta connesso la comunicazione può essere mantenuta fino a 30 metri (sebbene ciò possa essere ridotto da ostacoli come pareti, elettrodomestici e altri prodotti wireless). La connessione verrà interrotta una volta chiusa l'app per l'uso del distruggidocumenti da parte di altri utenti, sebbene le connessioni Internet continueranno a fornire lo stato e le notifiche.

Perché devo avere Bluetooth e wireless?

È necessario disporre di Bluetooth per connettersi inizialmente al distruggidocumenti, per determinare quale utente deve essere informato di quali attività.
Bisogna avere una connessione internet per ricevere le notifiche, per evitare eventuali problemi di distanza.
E' importante notare che il distruggidocumenti non richiede alcuna connessione per distruggere documenti. Continuerà a funzionare come un distruggidocumenti automatico anche senza alcuna connessione wireless. Le connessioni wireless sono necessarie solo per fornire agli utenti le notifiche da remoto.

La nostra azienda non desidera avere dispositivi wireless sulla sua rete. Possiamo ancora usare un distruggidocumenti ad alimentazione automatica?

Certo! Il distruggi documenti automatico continuerà a funzionare anche senza alcuna connessione wireless. Basta saltare i passaggi di configurazione per connettere il distruggidocumenti a una rete e il distruggidocumenti continuerà a funzionare offline. Se la tua azienda desidera adottare ulteriori misure per arrestare permanentemente le funzionalità wireless del distruggidocumenti, ciò può essere fatto rapidamente e facilmente. Poiché questa operazione è permanente, è necessario contattare il servizio clienti per istruzioni su come procedere.

Devo usare il Bluetooth?

Sì. Il Bluetooth viene utilizzato per identificare quale dispositivo mobile deve ricevere notifiche. Viene anche utilizzato durante l'installazione per determinare quale distruggidocumenti configurare.

Quanto spesso devo aggiornare il firmware?

Gli aggiornamenti del firmware dovrebbero essere eseguiti molto raramente e solo quando necessario. Non sono pianificati aggiornamenti regolari del firmware; questa funzione è solo per supportare future modifiche alla tecnologia wireless utilizzata dai dispositivi mobili. Ciò non deve essere confuso con gli aggiornamenti delle app, che possono essere regolarmente aggiornate quando richiesto dal proprio dispositivo mobile.

La mia azienda proibisce severamente qualsiasi dispositivo wireless, ma mi piacerebbe comunque utilizzare questo distruggidocumenti. C'è un modo per disabilitare la funzione wireless?

Per la migliore esperienza in qualità di utente consigliamo di considerare il distruggidocumenti come un'importante macchina aziendale. Il distruggidocumenti aderisce a severi requisiti sia per la sicurezza che per la privacy. Tuttavia comprendiamo che, per buone ragioni, alcune organizzazioni abbiano necessità  di politiche restrittive, pertanto abbiamo incluso un modo per disattivare la funzione wireless.
PER FAVORE PRESTARE ATTENZIONE - QUESTO PROCESSO È PERMANENTE.
Con il distruggidocumenti acceso e il pulsante AutoPwr acceso, tenere premuto il tasto FWD.
Tenendo premuto FWD, tenere premuto anche il pulsante REV.
Il motore si avvia e viene visualizzata l'icona di inceppamento dell'alimentazione della carta.
Continuare a tenere entrambi i pulsanti per 6-10 secondi.
Rilasciare entrambi i pulsanti.
Il pulsante REV si accenderà per 3 secondi per confermare che il wireless è disabilitato.

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Configurazione

Quanti amministratori & utenti può avere un distruggidocumenti SmarTech?

Non c'è limite al numero di utenti che possono utilizzare un distruggidocumenti.
Non c'è limite al numero di amministratori che un distruggidocumenti può avere.
Non c'è limite al numero di distruggidocumenti a cui un utente si può collegare tramite la app.
Non c'è limite al numero di utenti che possono registrarsi per ottenere le notifiche.

Si possono mettere più di un distruggidocumenti nella stessa stanza?

Se hai più di un distruggidocumenti nella stessa stanza, raccomandiamo di posizionarli ad una distanza minima di 8 metri. Questo evita che ci si possa connettere accidentalmente ad un altro distruggidocumenti.

Quanto tempo ci impiega ad aggiornare lo stato?

Il traffico della rete e l'intensità del segnale possono far variare i tempi, ma le notifiche arriveranno entro pochi secondi dal completamento del processo di distruzione da parte del distruggidocumenti.

 

Cosa succede se cambio il nome di un distruggidocumenti?

È possibile modificare il nome del distruggidocumenti nelle impostazioni (fino a 14 caratteri). Gli altri utenti non vedranno il nuovo nome sul distruggidocumenti fino alla successiva connessione tramite Bluetooth. Tieni presente che le notifiche utilizzeranno questo nome, pertanto gli utenti dovrebbero essere in grado di identificare il proprio distruggidocumenti in base al nome scelto.

Come faccio a sapere quando ordino degli accessori se sono quelle giuste per il mio shredder?

Se ti connetti ad un distruggidocumenti tramite Bluetooth utilizzando l'app, l'app sarà in grado di determinare automaticamente il numero di modello e gli accessori corretti. Se sei lontano dal distruggidocumenti, l'app utilizzerà l'ultimo apparecchio a cui ti sei connesso come riferimento.

 

Come faccio a registrare il mio distruggidocumenti ai fini della garanzia?

Tramite l'applicazione, seleziona semplicemente il menu delle impostazioni e scegli Registrazione prodotto.

Come faccio a sapere se c'è un aggiornamento del firmware disponibile?

Nell'area Connessione wireless del menu Impostazioni, c'è un'icona per gli aggiornamenti del firmware.

Se sposto il distruggidocumenti da un reparto ad un altro, cosa dovrei fare?

Finché il distruggidocumenti può continuare ad utilizzare la stessa connessione di rete, non devi fare nulla. Ti consigliamo di aggiornare il nome del distruggidocumenti in modo che gli utenti possano sapere dove trovarlo.

 

Non voglio più ricevere le notifiche. Come posso disattivarle?

Hai diverse opzioni per interrompere le notifiche:
(1) Il modo più semplice è semplicemente non collegare il tuo dispositivo mobile prima di iniziare il processo di distruzione. Ciò ti impedirà di essere avvisato alla fine del lavoro.
(2) Se continui a ricevere notifiche di errore da altri utenti, è perché sei registrato come amministratore di quel distruggidocumenti. Per annullare la registrazione, connetti l'applicazione al distruggidocumenti tramite Bluetooth, apri il menu delle impostazioni e deseleziona Amministratore. Non riceverai ulteriori aggiornamenti da questo distruggidocumenti a meno che non ti registri nuovamente o non colleghi la tua app prima di iniziare il processo di distruzione.
(3) Per i distruggidocumenti che non usi più o per i quali potresti non avere più accesso, l'app rimuoverà automaticamente questi distruggidocumenti dall'elenco dopo 90 giorni di inattività.
(4) Se si desidera interrompere le notifiche per tutti i distruggidocumenti, è possibile accedere al menu delle impostazioni del dispositivo mobile e interrompere completamente le notifiche per l'app SmarTech. Dovrai invertire questa procedura in un secondo momento per continuare ad ottenere i benefici di SmarTech sul tuo dispositivo.

 

Per quanto tempo deve funzionare il distruggidocumenti prima che sia visibile sul mio dispositivo?
Il distruggidocumenti deve essere in funzione da almeno 10 secondi, dopodichè l'app traccerà la sua attività. Ciò impedisce l'invio di notifiche quando si distruggono rapidamente alcuni documenti.
C'è qualche segnalazione che può essere fatta con i dati raccolti nella cloud?
Purtroppo, per il momento i dati non vengono analizzati. In futuro, per gli utenti che completano la registrazione del prodotto, vorremmo essere in grado di migliorare i nostri servizi di garanzia e riparazione monitorando l'utilizzo e i servizi. Rimanete sintonizzati!

 

Posso ricevere notifiche per email?

Purtroppo, per il momento i dati non vengono analizzati. In futuro, per gli utenti che completano la registrazione del prodotto, vorremmo essere in grado di migliorare i nostri servizi di garanzia e riparazione monitorando l'utilizzo e i servizi. Rimanete sintonizzati!

Posso controllare lo stato del distruggidocumenti da remoto?

Sì. Lo stato del distruggidocumenti può essere verificato su Internet in qualsiasi momento, purché tu abbia collegato la tua app a quel distruggidocumenti via Bluetooth almeno una volta negli ultimi 90 giorni.

Devo essere collegato alla stessa rete del distruggidocumenti?

No. Il tuo dispositivo mobile deve solo avere accesso a Internet per ricevere notifiche.

Chi riceve le notifiche e quali informazioni vengono condivise?

Gli utenti riceveranno le seguenti notifiche, solo per ogni lavoro di distruzione per il quale si registrano:
1) La distruzione ha avuto successo.
2) Il contenitore della carta è pieno o la porta è stata aperta durante la distruzione.
3) L'alimentazione della carta è stata bloccata a causa di un inceppamento.
Gli utenti non saranno informati se il livello dell'olio è basso o se il distruggidocumenti si sta raffreddando.

Gli amministratori di un trituratore riceveranno le seguenti notifiche per tutti i lavori di distruzione:
1) Il vassoio della carta è pieno o la porta è stata aperta durante la distruzione.
2) L'alimentazione della carta è stata bloccata a causa di un inceppamento.
3) Il livello dell'olio nel trituratore è basso (inviato solo una volta al giorno).
4) Il distruggidocumenti si sta raffreddando.
Gli amministratori non riceveranno notifiche di distruzione avvenuta con successo.

Ciascuna di queste notifiche includerà anche il nome del distruggidocumenti.

 

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Risoluzione dei problemi

Cosa devo fare se vedo le seguenti icone sullo stato o sulle notifiche di:
 - Raffreddamento Nulla - l'app indica che il distruggidocumenti si sta raffreddando. Dopo un uso intenso, il distruggidocumenti impiegherà più tempo per proteggersi e mantenere il motore in buone condizioni. Durante questo periodo, il distruggidocumenti è solo in pausa; riprenderà a distruggere e i documenti rimarranno bloccati se si imposta un codice di blocco. Si riceverà comunque una notifica di lavoro completa dopo un breve ritardo.
 - Cestino pieno / Sportello aperto Affinché il distruggidocumenti sia in grado di iniziare a distruggere nuovamente, è necessario andare al distruggidocumenti e svuotare il cestino o chiudere lo sportello.
 - Basso livello d'olio Indica che il distruggidocumenti avrà presto bisogno di olio. Il distruggidocumenti continuerà a funzionare senza olio, ma ciò potrebbe ridurre la durata della macchina. Si prega di assicurarsi di avere olio da aggiungere al distruggidocumenti. Se hai bisogno di olio aggiuntivo, puoi utilizzare la pagina dell'ordine di fornitura nell'app per ordinarne alcuni direttamente.
 - Inceppamento Affinché il distruggidocumenti sia in grado di iniziare a distruggere nuovamente è necessario recarsi al distruggidocumenti e rimuovere la carta inceppata.
Il mio distruggidocumeni non appare più nella mia app. Cosa è successo?

I distruggidocumenti vengono automaticamente rimossi dall'app se non sono stati utilizzati nell'arco di 90 giorni. Basta avvicinarsi al distruggidocumenti con l'app aperta e si ricollegherà automaticamente.

Come posso rimuovere un distruggidocumenti dalla mia lista?

I distruggidocumenti vengono automaticamente rimossi dall'app se non sono stati utilizzati nell'arco di 90 giorni. Se si desidera cancellare immediatamente la lista, è possibile eliminare e reinstallare l'app per ripristinare tutte le impostazioni predefinite.

La mia app si collega al mio distruggidocumenti ma non ricevo mai alcuna notifica. Perché?

L'applicazione SmarTech richiede  un'autorizzazione per inviare notifiche. Se non si è dato il consentito quando è stata installata l'applicazione, si dovrà accedere alle impostazioni del proprio dispositivo mobile e consentire le notifiche. Si dovrà inoltre essere connesso a Internet affinché le notifiche raggiungano il dispositivo.

Perché continuo a ricevere notifiche anche quando non utilizzo il distruggidocumenti?

Gli utenti che si sono registrati come amministratore di un distruggidocumeni riceveranno copia di qualsiasi notifica non riuscita. Se si desidera interrompere queste notifiche collegare l'app al dispositivo di distruzione su Bluetooth, aprire il menu delle impostazioni e deselezionare Amministratore. Non si riceveranno ulteriori aggiornamenti da questo distruggidocumenti a meno che non ci si registri nuovamente o non si colleghi la  app prima di effetturare operazioni di distruzione.

Perché non ho ricevuto una notifica?

Ci sono doversi motivi per cui una notifica non può essere inviata:
1) Gli utenti non vengono informati di un basso consumo di olio o di tempi di inattività e gli amministratori non vengono informati della distruzione avvenuta con successo.
2) Gli utenti saranno avvisati solo se si sono registrati per quel lavoro di distruzione. Ciò significa che l'app deve essere aperta prima o durante la distruzione, con il messaggio visualizzato che l'app è stata registrata per le notifiche.
3) Il distruggidocumeni deve essere in grado di raggiungere Internet per inviare notifiche.
4) L'app deve essere connessa a Internet per ricevere le notifiche

Il mio dispositivo mobile impiega molto tempo per connettersi o non si connette affatto.

Diversi dispositivi mobili gestiscono la comunicazione Bluetooth in modi leggermente diversi. Alcuni manterranno una connessione anche quando appare disconnesso, il che impedisce ad altri dispositivi di connettersi. In genere ogni dispositivo mobile lo correggerà automaticamente in pochi minuti. Tuttavia, se necessario, il ciclo di alimentazione del distruggidocumenti può essere interrotto con il pulsante di spegnimento posteriore e quindi la chiusura forzata e il riavvio dell'app costringono il ripristino della connessione Bluetooth.

Perché l'app segnala più errori per il distruggidocumenti? La macchina sembra a posto.

L'applicazione tiene traccia del distruggidocumenti mentre è in esecuzione. Tuttavia, quando il distruggidocumenti viene acceso per la prima volta, non esiste una cronologia delle attività. A questo punto l'app potrebbe erroneamente indicare che alcune spie di stato sono accese mentre raccoglie  informazioni. Nessuna notifica verrà inviata in questo caso e l'app si correggerà in pochi istanti. Non c'è motivo di preoccuparsi per il distruggidocumenti. Ogni volta che la macchina perde potenza è necessario attendere un breve periodo per l'aggiornamento dello stato

Perché lo shredder richiede un numero PIN per Bluetooth? Come trovo il mio PIN?

Per comodità degli utenti, alcuni dispositivi mobili tenteranno automaticamente di abbinare un dispositivo Bluetooth ogni volta che ne vedono uno. Ciò però può causare confusione quando i dispositivi non sono pensati per abbinarsi. Nessun abbinamento è richiesto o supportato dal distruggidocumenti. Se viene visualizzata questa richiesta assicurarsi che  il Bluetooth sia abilitato prima di aprire l'app, quindi annullare qualsiasi richiesta di numero PIN. Una volta che si torna all'app si connetterà automaticamente.

Perché le notifiche hanno una visualizzazione diversa su un altro dispositivo?

Le notifiche sono controllate dal dispositivo mobile, non dall'applicazione. Ci sono alcune differenze tra i dispositivi, in particolare tra i sistemi iOS e Android. Dove fattibile, è possibile personalizzare le proprie notifiche attraverso le impostazioni del proprio dispositivo mobile.

Abbiamo aggiunto il distruggidocumenti alla nostra rete ospite, ma la password cambia di frequente.

Il distruggidocumenti richiede l'accesso a Internet per fornire la funzionalità SmarTech. Sebbene la riconfigurazione della rete possa funzionare frequentemente, ciò risulta essere frustrante. Si consiglia quindi di prendere in considerazione una connessione di rete separata per le macchine aziendali. Molte organizzazioni dispongono già di questi tipi di reti e possono includere il distruggidocumenti senza modificare alcuna rete o modificare alcuna impostazione di sicurezza.

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Sicurezza

Memorizza informazioni personali?

No. Funziona registrando il dispositivo mobile con il produttore del dispositivo e creando un ID generico per l'app da utilizzare. Le notifiche generate dal distruggidocumenti vengono inviate al produttore del dispositivo mobile con tale ID, affinché inviino la notifica direttamente all'utente. L'app non memorizza informazioni personali identificabili. Le informazioni operative generiche del distruggidocumenti vengono memorizzate per essere in grado di sapere quando inviare notifiche agli utenti.

Memorizza qualsiasi informazione aziendale?

No. Le uniche informazioni aziendali che possono essere fornite mediante: (1) denominazione manuale del distruggidocumenti con un nome che potrebbe identificare la società; (2) completamento della registrazione del prodotto, che è facoltativa

Per quanto tempo vengono archiviate le informazioni?

Le informazioni sono memorizzate in un formato continuo, chiamato "memoria blob". Questo archivio non viene gestito frequentemente e può essere mantenuto per dodici mesi o più. Nulla di personalmente  identificabile  viene mai memorizzato in questo modo.

Sto distruggendo solo poche pagine, o utilizzando la modalità di distruzione manuale, e non ricevo notifiche complete sul lavoro di distruzione

L'app è progettata per essere utilizzata con il distruggidocumenti solo nella modalità di alimentazione automatica: non si riceveranno notifiche se si utilizza lo slot manuale o se la distruzione si completa in meno di dieci secondi. In entrambi i casi, la distruzione  dei fogli termina prima di poter partire, quindi questo impedisce alla tecnologia SmarTech di inviare notifiche.

Richiede un indirizzo email?

No. Gli indirizzi e-mail e altre informazioni personali non vengono raccolti dall'app. Questi elementi fanno parte della registrazione opzionale

Che tipo di informazioni vengono trasmesse?

Vengono trasmesse solo le informazioni sull'operazione del distruggidocumenti, inclusi quali pulsanti sono premuti, quali icone sono accese e se il motore è in funzione. Queste sono le stesse cose che si possono vedere guardando l'area di controllo del distruggidocumenti.

Come trasmette i dati?

Il distruggidocumenti utilizza il Bluetooth nelle immediate vicinanze per identificare il dispositivo mobile dell'utente, impedendo così l'invio di notifiche a tutti gli utenti ogni volta che viene utilizzato il distruggidocumenti.
La macchina utilizza la rete wireless per raggiungere Internet quando si inviano notifiche, in modo che gli utenti possano restare lontani dal distruggidocumenti senza preoccuparsi della loro connessione.

Per quanto tempo viene registrato il dispositivo dell'utente?

Un dispositivo mobile viene registrato solo in occasione del'operazione di distruzione e fino al prossimo utilizzo. Non appena la distruzione termina, il dispositivo mobile cessa di essere registrato.
Il distruggidocumenti rimarrà elencato nell'app mobile, nel caso in cui si desideri controllare il distruggidocumenti da remoto. Se il distruggidocumenti non viene utilizzato o controllato per 90 giorni, l'app lo rimuoverà dalla sua lista.

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