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Ratschläge für die Richtlinie zur Dokumentensicherheit

Diese Ratschläge sind an Unternehmen gerichtet, die derzeit an verbesserten Sicherheitsrichtlinien für Papierdokumente arbeiten und die Einhaltung der DSGVO durch ihre Mitarbeiter sicherstellen möchten.

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Warum ist Dokumentensicherheit für die DSGVO und IT-Sicherheit von Bedeutung?

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Auch wenn die Sicherheit von elektronischen Daten zu Recht für die meisten Unternehmen Priorität hat, scheitern viele Unternehmen daran, auch eine angemessene Sicherheit von Papierdokumenten zu gewährleisten. Papierdokumente enthalten stets personenbezogene, sensible und vertrauliche Daten, die unter die Bestimmungen der DSGVO fallen. Papierdokumente sind ebenso wie Laptops und Mobilgeräte eine Schwachstelle und Ursache vieler Sicherheitsverstöße oder ICO-Untersuchungen.

Tatsächlich geben zwei Drittel der Büros zu, dass sie vertrauliche Daten nicht schreddern.1 Dadurch riskieren diese Unternehmen, gegen die DSGVO zu verstoßen, und setzen Datensubjekte dem Risiko von Betrug und Identitätsdiebstahl aus.

Rexel ermutigt daher als führender Anbieter von Aktenvernichtern Unternehmen, ihre Sicherheitsrichtlinien und -praktiken sowohl für papierbasierte als auch für elektronische Daten zu überdenken.

Auch wenn vor allem digitale Bedrohungen im Fokus von Unternehmen stehen, bedeutet dies nicht, dass papierbasierte Sicherheitsrisiken keine Rolle mehr spielen.

 

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Fünf Tipps für Unternehmen, die ihre Richtlinien zur Dokumentensicherheit an die Datenschutzgrundverordnung anpassen

Setzen Sie zunächst die ersten drei Punkte unseres 6-Punkte-Plans zur DSGVO um. 1. Einrichten eines Datenschutzbüros 2. Bewerten Ihrer Systeme 3. Entwickeln einer Strategie Jetzt sind Sie bereit für die Schritte 4 und 5: Implementieren einer neuen Unternehmensrichtlinie und Einbinden von Mitarbeitern

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1Mehr als gute Absichten: Von der Absicht zur Handlung bei der Verwaltung der Informationssicherheit in mittelständischen Unternehmen, PwC-Bericht in Zusammenarbeit mit Iron Mountain, Juni 2014.

*In Aktenvernichtern mit automatischer Zuführung können ganze Blattstapel auf einmal vernichtet werden. Manuelles Einlegen entfällt.  Für 500 Blatt sind nur 14 Sekunden erforderlich, im Gegensatz zu traditionellen manuellen Aktenvernichtern mit über 14 Minuten.

Max. Einsparung bei Verwendung von Auto+ 500X im Vergleich zu Aktenvernichtern mit manueller Zuführung und vergleichbarem Preis Unabhängiger Test von Intertek Testing & Certification Ltd, Juni 2012