L'automazione è la chiave per la trasformazione aziendale?

Trasformazione digitale è una parola d'ordine che si è infiltrata nei modelli di business negli ultimi anni. Tuttavia, è più di un semplice slogan. In breve, la trasformazione digitale è lo sviluppo di un'azienda che utilizza la nuova tecnologia per risparmiare denaro, aumentare le velocità di consegna, migliorare il valore per i dipendenti o aumentare la fidelizzazione dei clienti. Esistono molti concetti che supportano il termine generale e il concetto di "trasformazione digitale", e "automazione aziendale" è uno di questi.

Cos’è l’automazione?

Quando pensiamo all'automazione ci vengono in mente bracci robotici che costruiscono motori di automobili o parti di aeromobili. Tuttavia, il processo è andato avanti e gli impianti di produzione sono solo parte di un sistema più ricco.

L'automazione sta diventando la norma quotidiana per molte aziende e può essere implementata per migliorare il reclutamento o la fidelizzazione dei dipendenti, la gestione dei progetti, il marketing o l’ottenimento di risultati. Di seguito vengono riportati i modi per trasformare un’azienda introducendo l'automazione sul posto di lavoro.

1)   Distruggidocumenti per l’ufficio

A causa delle rigide leggi del GDPR, per le aziende che registrano e archiviano dati personali la gestione dei documenti è un'area in cui fare grandi investimenti. Evitare multe e seguire la legislazione è fondamentale, in particolare per l'integrità delle imprese, e ci sono strumenti che possono facilitare tutto questo.

Da quando le leggi del GDPR sono state introdotte nel 2018, c'è stato un aumento del 23% delle vendite di distruggidocumenti nel Regno Unito, in Germania e Francia¹. Poiché i distruggidocumenti ormai offrono diversi livelli di sicurezza e di capacità di fogli, esiste un distruggidocumenti adatto a ogni organizzazione. Tra i distruggidocumenti più popolari sul mercato ci sono quelli appartenenti alla gamma Rexel AutoFeed. 

I distruggidocumenti permettono di essere conformi al GDPR e ciò che rende la gamma di distruggidocumenti Rexel così importante per le aziende è il fatto che sono completamente automatici: gli utenti devono solo caricare la macchina e chiudere il coperchio. Il processo di distruzione dei documenti è completamente automatico, viene quindi eliminata la necessità di input manuali da parte dei dipendenti. Altri vantaggi chiave dei distruggidocumenti Rexel AutoFeed sono i seguenti:

• La capacità di distruggere fino a 750 fogli di carta in una volta (a seconda del modello)

• Alcune macchine sono utilizzabili solo attraverso un codice PIN a 4 cifre per offrire una maggiore sicurezza

• Risparmio del 98% di tempo rispetto ai distruggidocumenti manuali

Acquistare un distruggidocumenti

L'acquisto di un distruggidocumenti può scoraggiare a causa degli innumerevoli modelli offerti. Ci sono molti elementi da considerare quando si acquista un distruggidocumenti, dalla capacità di fogli, agli indici di sicurezza P, al tipo di taglio. Per prendere la giusta decisione per quanto riguarda l’ acquisto di un distruggidocumenti per la tua azienda o organizzazione, leggi la Guida all'acquisto di distruggidocumenti di Rexel. Le seguenti domande ti aiuteranno nel processo decisionale:

• Quanti documenti deve distruggere e con quale frequenza?

• Quale livello di sicurezza deve garantire il distruggidocumenti alla tua azienda?

• Quali caratteristiche deve possedere il tuo distruggidocumenti?

2)   Stampanti Laser 

Per le aziende che stampano ogni giorno, la soluzione ideale è una stampante laser. Le stampanti laser sono più costose, ma la facilità e la qualità della stampa sono superiori rispetto a quelle di una stampante a getto d'inchiostro. Inoltre, con la continua innovazione tecnologica la differenza di prezzo tra le due è leggermente diminuita e gli individui e le organizzazioni più piccole stanno investendo in stampanti laser.

Altri vantaggi della stampante laser includono:

• Stampa silenziosa

• Visualizzazione rapida della pagina per garantire la massima produttività

• I toner  possono essere più convenienti rispetto alle cartucce a getto d'inchiostro

• Stampe nitide e di alta qualità

• Sono disponibili stampanti laser di grande formato

3)   Plastificatrici

La plastificazione è un modo rapido e semplice di proteggere i documenti. I dipendenti non devono perdere tempo a riprodurre e stampare documenti quando questi vengono danneggiati. Inoltre, la plastificazione aumenta la qualità e la durata del documento protetto. I documenti che generalmente vengono plastificati includono rapporti, poster, documenti di riunione, cartelli e istruzioni. La gamma di plastificatrici Fusion GBC, ad esempio, offre una plastificazione versatile, che utilizza la tecnologia per fornire un prodotto plastificato in modo omogeneo.

Plastificatrici automatiche

Rispetto alle tradizionali macchine di plastificazione, le plastificatrici automatiche consentono una maggiore produttività in quanto richiedono soltanto un piccolo input da parte dei dipendenti.

La nuova Foton 30 di GBC è la prima plastificatrice per ufficio al mondo completamente automatizzata. Foton 30 consente agli utenti di plastificare fino a 30 fogli di carta A4 o A3 alla volta semplicemente caricando i documenti e selezionando Avvia. La plastificazione in serie è fondamentale per le industrie che utilizzano frequentemente le plastificatrici poiché impiega una quantità di tempo minore rispetto ad una plastificatrice manuale tradizionale. Basta toccare il pulsante di avvio e si può poi continuare a svolgere un’altra attività. 

Se sul posto di lavoro gli strumenti non sono buoni sarà difficile raggiungere determinati risultati e i dipendenti potrebbero essere scontenti. I lavoratori che sono felici e hanno gli strumenti per svolgere al meglio il proprio lavoro sono spesso molto più produttivi, il che porta a una maggiore ricchezza aziendale. Se vuoi che il tuo ufficio funzioni come una macchina ben oliata, prova a seguire alcuni dei suggerimenti di questo blog.

Fonti

1. GFK 2018 H1 EU3 *La distruzione di documenti favorisce la conformità al GDPR