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4 Approcci per aumentare la produttività all’interno del tuo ufficio 

La produttività sul lavoro non dipende soltanto dall’avere i migliori dipendenti. Anche se il proverbio dice che è un cattivo lavoratore chi dà la colpa ai suoi strumenti, in alcune circostanze il personale è realmente ostacolato da strumenti obsoleti, scarsa comunicazione e mancanza di risorse aggiornate. Pertanto, si potrebbe sostenere che in molti uffici la produttività dei dipendenti è carente perché non vengono forniti gli strumenti corretti per svolgere le loro attività quotidiane.

Fortunatamente, alcune innovazioni tecnologiche e l'implementazione di nuovi dispositivi possono migliorare facilmente l'efficienza e la produttività di dipendenti e uffici.

Distruggidocumenti per l’ufficio

Per le aziende che trattano documenti contenenti dati sensibili, la legislazione GDPR impone che questi debbano essere distrutti in modo appropriato. I dati personali possono essere distrutti seguendo un processo di gestione dei dati e Rexel dispone di distruggidocumenti che si adattano ad ogni ambiente di lavoro. Solo nel 2018, a seguito dell'introduzione del GDPR, le vendite di distruggidocumenti nel Regno Unito, in Francia e Germania sono aumentate del 23% ¹.

Avere un distruggi documenti che soddisfa i requisiti aziendali non è importante solo per fini legali. I distruggidocumenti fanno parte di una più ampia rete di strumenti e dispositivi che devono funzionare in modo efficiente per garantire che sul posto di lavoro i dipendenti possano rimanere produttivi. I distruggidocumenti AutoFeed di Rexel permettono un risparmio di tempo del 98% nel processo di distruzione. Ulteriori vantaggi includono:

  • Distruggidocumenti che possono distruggere fino a 750 fogli in una volta (a seconda del modello)

  • Distruzione automatica 

  • Maggiore sicurezza con un codice PIN di 4 cifre per i modelli più grandi

Distruggidocumenti con taglio micro

Un distruggidocumenti con taglio micro offre un maggior livello di sicurezza rispetto a quello con taglio a frammenti o a strisce. Mentre i distruggidocumenti con taglio a frammenti sono ideali per gli uffici che gestiscono ogni giorno documenti riservati, i distruggidocumenti con micro taglio sono ideali per documenti altamente sensibili. I documenti riservati potrebbero includere:

  • Documenti strategici

  • Registri finanziari

  • Documenti medici

  • Documenti legali

  • Registro dei dipendenti

I distruggidocumenti con taglio micro hanno un livello di sicurezza P-5, P-6 o P-7. Ciò significa che un documento A4 può essere ridotto in pezzi da 2.000 fino a 12.500+ micro frammenti a seconda del modello.

Di seguito è riportata una guida per l’indice P:

Indice P

Numero di frammenti

(Documento A4 )

Ideale per

P-2

40

Dati non sensibili

P-3

200

Documenti generali contenenti dati sensibili come per esempio indirizzi

P-4

400

Ideale per estratti conto bancari e documenti riservati aziendali

P-5

2000

Adatto per documenti finanziari o personali riservati e documenti strategici

P-6

6000

Necessario per documenti legali, militari e finanziari contenenti dati proprietari

P-7

12500

Adatto per rapporti governativi e militari

 

If security is paramount in the workplace then a P-5, P-6 or P-7 micro cut shredder could be appropriate. Find out more about micro cut shredders today.

Macchinette per il caffè

Gli inglesi consumano circa 70 milioni di tazze di caffè ogni 3 giorni e i dipendenti che non ricevono una sufficiente dose di caffeina possono essere improduttivi. Il caffè può portare ad un aumento della produttività dei dipendenti, ne migliora , infatti,  la prontezza mentale e la resistenza. Per questo motivo, sempre più organizzazioni stanno investendo in buone macchinette per il caffè (e altri rinfreschi gratuiti) per aiutare a mantenere le persone motivate e idratate durante il giorno.

Servizi di segreteria

Per le organizzazioni in cui non vi è servizio di segreteria, dover rispondere alle chiamate può davvero interferire con la giornata lavorativa. È possibile concentrarsi e focalizzarsi su un compito soltanto se non ci sono continue distrazioni. A differenza di una tradizionale segreteria telefonica che registra un messaggio, esistono servizi di segreteria per le aziende in cui una persona riceve una chiamata per conto di un'organizzazione e trasmette le informazioni via e-mail al dipendente destinatario.

In questo modo non vengono perse informazioni importanti, e i dipendenti possono restare concentrati sul loro lavoro

Stampanti Laser 

Alcune aziende utilizzano stampanti a getto d'inchiostro che sono adatte per le piccole aziende che eseguono un esiguo numero di stampe. Tuttavia, le organizzazioni che stampano quotidianamente e hanno più di uno o due dipendenti dovrebbero idealmente investire in una stampante laser. Le stampanti laser sono macchine di grandi dimensioni che tendono ad essere più costose rispetto alle altre, ma la qualità della stampa è spesso superiore a quella a getto d'inchiostro.

Se sul posto di lavoro gli strumenti non sono adatti sarà difficile raggiungere determinati risultati e i dipendenti potrebbero essere scontenti. I lavoratori che sono felici e sono in possesso degli strumenti per svolgere il proprio lavoro al meglio sono spesso molto più produttivi, il che porta a una maggiore ricchezza aziendale. Se vuoi che il tuo ufficio funzioni come una macchina ben oliata, prova a seguire alcuni dei suggerimenti di questo blog.

Scopri di più sui distruggidocumenti Rexel AutoFeed e su come oggi un distruggidocumenti può migliorare la produttività sul posto di lavoro.  

Fonti

  1. GFK 2018 H1 EU3 *La distruzione di documenti favorisce la conformità al GDPR
  2. Valutazione dei distruggidocumenti AutoFeed. svolta per ACCO Brands da Deep Blue Insight
  3. http://hrnews.co.uk/how-investing-in-a-coffee-machine-for-your-office-can-benefit-your-employees/