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Général

Qu'est-ce que l'application SmarTech ?

Cette application permet à nos destructeurs d'envoyer aux utilisateurs des notifications sur la situation de leurs opérations de destruction. Ils recevront ainsi une confirmation lorsque l'opération de destruction est terminée ou des messages d'état (en cas de poubelle pleine ou de bourrage papier notamment). Elle améliore donc les performances et la productivité du poste de travail puisqu'elle évite aux utilisateurs de devoir patienter inutilement devant le destructeur et faire des allers-retours pour contrôler l'état de la machine.

Comment fonctionne l'application SmarTech ?

L'application établit une connexion via Internet entre le destructeur et le smartphone ou la tablette de l'utilisateur afin de communiquer à ce dernier les notifications sur son opération de destruction.

L'application est-elle facile à utiliser ?

Oui, cette application a été conçue de manière ergonomique vous permettant de recevoir des notifications où que vous vous trouviez et ce, après quelques simples étapes de configuration lors de la première mise en service du destructeur.

L'application requiert-elle une configuration compliquée ?

Non, l'application SmarTech est directement prête à l'emploi via Bluetooth et ne nécessite donc aucun paramétrage spécifique. Quelques étapes supplémentaires suffisent pour établir la connexion à Internet par le biais de votre réseau sans fil. En fonction du niveau de sécurité de votre réseau, il est possible qu'un administrateur informatique doive se charger de ces étapes (voir questions ultérieures).

Comment savoir si un destructeur est doté de l'application SmarTech ?

Une étiquette SmarTech est apposée sur tout destructeur doté de cette technologie. En vous approchant du destructeur avec un appareil mobile exécutant l'application SmarTech, celle-ci se connectera automatiquement au destructeur.

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Installation

Quels sont les produits compatibles avec cette application ?

Les modèles Auto+ 300X, 600X et 750X SmarTech.

Comment ajouter le destructeur à mon réseau ?

Il vous suffit d'ouvrir l'application et d'allumer le destructeur pour qu'ils se connectent automatiquement. Ouvrez les paramètres du destructeur dans l'application et sélectionnez l'option « Connexion sans fil ». Choisissez dans la liste des réseaux celui auquel le destructeur doit se connecter et saisissez le mot de passe.

Comment configurer mon application sur le réseau ?

L'application utilise la connexion Internet du appareil mobile. Il peut s'agir d'un réseau sans fil ou d'un forfait d'échange de données. Il n'est pas nécessaire d'être sur le même réseau que celui du destructeur. Aucune autre configuration n'est requise pour l'application.

Avec quels appareils l'application est-elle compatible ?

L'application nécessite un appareil tournant sous iOS ou Android supportant le Bluetooth à basse consommation (BLE).
Les terminaux incluent :
     les iPhone 5 et les modèles plus récents,
     les iPad (de 3ème génération) et les modèles plus récents,
     les iPad Mini,
     les iPad Pro, et
     tous les téléphones et tablettes Android d'une résolution de 1 920 x 1 024 dpi tournant sous Android 5, 6 ou 7.

Quelle est la portée de la connexion Bluetooth ?

Avec la technologie Bluetooth, le destructeur ne balaie qu'un rayon de quelques mètres pour empêcher sa connexion accidentelle avec des utilisateurs à distance. Une fois la connexion établie, la communication peut être assurée dans un rayon de 30 mètres (bien que cette portée puisse être réduite en présence d'obstacles, tels que des murs, des appareils et autres produits sans fil). La connexion est interrompue dès que l'application est fermée afin de libérer le destructeur pour d'autres utilisateurs, même si la connexion Internet continue à transmettre les notifications.

Pourquoi dois-je activer la fonction Bluetooth et avoir une connexion sans fil ?

La fonction Bluetooth doit être activée pour établir initialement la connexion avec le destructeur, et identifier ainsi l'utilisateur et les activités pour lesquelles il doit recevoir des notifications.
Une connexion Internet est indispensable pour recevoir les notifications, sans devoir se préoccuper des problèmes de distance.
Veuillez noter que le destructeur ne nécessite aucune connexion pour détruire des documents. Il continuera à fonctionner comme un simple destructeur auto-alimenté sans aucune connexion sans fil. Les connexions sans fil ne sont nécessaires que pour envoyer les notifications à distance aux utilisateurs.

Notre société ne souhaite aucun appareil sans fil sur son réseau. Peut-elle quand même utiliser un destructeur auto-alimenté ?

Absolument ! En l'absence d'une connexion sans fil, un destructeur auto-alimenté continuera à détruire vos documents. Dans ce cas, il vous suffit d'ignorer les étapes de configuration pour la connexion du destructeur à un réseau et celui-ci continuera à fonctionner hors ligne. Si votre société souhaite prendre des mesures supplémentaires pour désactiver les fonctionnalités sans fil de façon permanente, la marche à suivre est simple et rapide. Etant donné le caractère définitif de cette opération, nous vous invitons à contacter notre service client.

Dois-je utiliser la fonction Bluetooth ?

Oui. La fonction Bluetooth permet d'identifier l'appareil mobile devant recevoir les notifications. Elle est également utilisée pendant la configuration pour identifier le destructeur à paramétrer.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour le micrologiciel ?

Les actualisations micrologicielles ne doivent être faites que très rarement, et uniquement lorsque cela s'avère nécessaire. Aucune mise à jour régulière du micrologiciel n'est programmée. Cette fonctionnalité ne sert qu'à supporter les changements futurs de la technologie sans fil utilisée par les terminaux mobiles. Ces mises à jour ne sont pas à confondre avec les actualisations de l'application qui, quant à elle, peut être mise à jour régulièrement lorsque votre appareil mobile vous le demande.

Mon organisation interdit formellement l'utilisation d'appareils sans fil, mais je voudrais quand même me servir de ce destructeur. Existe-t-il une possibilité pour désactiver la fonction sans fil ?

Pour la meilleure expérience utilisateur, nous recommandons que le destructeur fasse l'objet d'une attention particulière comme toute machine de bureau. Le destructeur répond à des exigences strictes en termes de sécurité et de confidentialité. Nous comprenons néanmoins que certaines organisations appliquent des politiques restrictives et ce, pour de bonnes raisons. C'est la raison pour laquelle nous avons intégré une option de désactivation de la fonction sans fil.
VEUILLEZ CEPENDANT NOTER QUE CETTE PROCÉDURE EST IRRÉVERSIBLE.
Mettez le destructeur sous tension, puis appuyez sur le bouton FWD et maintenez-le enfoncé, alors que le voyant du bouton AutoPwr est allumé.
Tout en maintenant le bouton FWD enfoncé, il faut simultanément appuyer sur le bouton REV et le maintenir également enfoncé.
Le moteur démarrera alors et l'icône représentant un bourrage de papier dans le dispositif d'alimentation s'illuminera.
Maintenez les deux boutons enfoncés pendant 6 à 10 secondes.
Relâchez les deux boutons.
Le bouton REV s'allumera dès lors pendant 3 secondes pour confirmer la désactivation de la fonction sans fil.

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Configuration

How many admins & users can you have on one shredder?

There is no limit to how many users can use a shredder.
There is no limit to how many administrators a shredder can have.
There is no limit to how many shredders a user can link in their app.
There is no limit to how many users can register for notifications.

Can you have multiple shredders in same room?

If you have multiple shredders in the same room we recommend placing no closer than 8m apart.  This will prevent accidentally connecting to a different shredder.

How long does it take to update the status?

Network traffic and signal strength can cause timing to vary, but notifications will arrive within a few seconds of the shredder completing its task.

What if I change the name of a shredder?

You can change the name of the shredder in the settings (up to 14 characters).  Other users will not see the new name on the shredder until the next time they connect via Bluetooth.  Please be aware that notifications will use this name, so users should be able to identify their shredder based on the name you choose.

Comment savoir, lors de la commande d'accessoires, si ceux-ci correspondent au modèle de mon destructeur ?

En vous connectant par Bluetooth à un destructeur via l'application, cette dernière sera à même d'identifier automatiquement le numéro du modèle et les accessoires correspondants. Si vous vous trouvez à distance du destructeur, l'application utilisera comme référence le dernier destructeur auquel vous vous êtes connecté.

How do I register my shredder for warranty purposes?

Il vous suffit de sélectionner le menu des paramètres dans l'application et d'y choisir l'option « Enregistrement du produit ».

Comment savoir si une mise à jour est disponible ?

La barre de connexion sans fil du menu paramètres comporte une icône pour les mises à jour. Si une actualisation est disponible, un voyant bleu s'allumera à côté de l'icône en question.

Que faire lorsque je déplace un destructeur d'un service à l'autre ?

Vous ne devrez rien faire dans la mesure où le destructeur peut continuer à utiliser la même connexion réseau. Nous vous recommandons cependant d'actualiser le nom du destructeur afin que les utilisateurs sachent où le trouver.

Je ne veux plus recevoir de notifications. Comment les désactiver ?

Il existe plusieurs options pour bloquer les notifications :
(1) L'option la plus simple consiste à ne pas connecter votre appareil mobile avant une opération de destruction pour ne plus recevoir de messages à la fin de cette action.
(2) Si continuez à recevoir des notifications d'erreur d'autres utilisateurs, ceci est dû au fait que vous êtes enregistré comme administrateur du destructeur en question. Pour annuler l'enregistrement, il vous suffit de connecter votre application au destructeur via Bluetooth, d'ouvrir le menu des paramètres et de désélectionner « Administrateur ». Dès lors, vous ne recevrez plus aucune mise à jour de ce destructeur, à moins que vous ne l'enregistriez à nouveau ou que vous connectiez votre application avant une opération de destruction.
(3) Après 90 jours d'inactivité, l'application éliminera automatiquement de votre liste tout destructeur que vous n'utilisez plus ou auquel vous n'avez plus accès.
(4) Pour bloquer les notifications de tous les destructeurs, vous pouvez désactiver complètement l'envoi de notifications par le biais de l'application SmarTech via le menu des paramètres de votre appareil mobile. Vous devrez cependant inverser le processus ultérieurement pour continuer à profiter des avantages de l'application SmarTech sur votre appareil.

Combien de temps le destructeur doit-il fonctionner avant qu'il n'apparaisse sur mon appareil ?

Le destructeur doit fonctionner au moins 10 secondes avant que l'application ne repère ses activités, ce qui évite l'envoi de notifications lors de la destruction rapide de quelques documents seulement.

Est-il possible d'établir des rapports avec les données recueillies dans le Cloud ?

Pour l'instant, les données ne sont pas encore malheureusement analysées. À l'avenir, nous espérons être en mesure d'améliorer notre garantie et nos services de réparation pour les utilisateurs ayant enregistré leur produit en contrôlant l'usage du destructeur et les services utilisés. Restez donc à l'affût.

Puis-je recevoir des notifications par e-mail ?

Hélas, l'application SmarTech est limitée aux terminaux mobiles pour le moment. Nous étudions actuellement les possibilités de support électronique et informatique pour vous maintenir connecté et informé. Restez donc à l'affût.

Puis-je contrôler l'état d'un destructeur à distance ?

Oui. L'état d'un destructeur peut être contrôlé à tout moment via Internet, pour autant que vous ayez connecté votre application via Bluetooth au destructeur correspondant au moins une fois au cours des 90 derniers jours.

Mon appareil mobile doit-il être sur le même réseau que celui du destructeur ?

Non. Votre appareil mobile doit seulement avoir accès à Internet pour recevoir les notifications.

Qui reçoit les notifications et quelles sont les informations partagées ?

Les utilisateurs reçoivent les notifications suivantes et ce, seulement pour les opérations de destruction pour lesquelles ils sont enregistrés :
1) L'opération de destruction s'est bien déroulée.
2) La poubelle est pleine ou la porte s'est ouverte pendant l'opération de destruction.
3) Un bourrage de papier s'est produit.
Les utilisateurs ne reçoivent aucune alerte en cas de faible niveau d'huile ou de refroidissement du destructeur.

Les administrateurs d'un destructeur reçoivent les notifications suivantes pour toutes les opérations de destruction :
1) La poubelle est pleine ou la porte s'est ouverte pendant l'opération de destruction.
2) Un bourrage de papier s'est produit.
3) Le niveau d'huile du destructeur est faible (message envoyé une seule fois par jour).
4) Le destructeur est en cours de refroidissement.
Les administrateurs ne reçoivent aucune notification sur la réussite d'une opération de destruction.

Chacune de ces notifications mentionne également le nom du destructeur.

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Résolution des problèmes

Que dois-je faire lorsque les icônes suivantes s'allument sur la barre d'état ou lorsque je reçois des notifications sur les situations ci-après ?
          - Refroidissement (Cooling) Rien. L'application vous avertit seulement que le destructeur est en phase de refroidissement. Après une utilisation intensive, le destructeur s'accordera un délai additionnel pour se protéger et maintenir le moteur en bon état de fonctionnement. Pendant ce laps de temps, le destructeur est seulement en veille et reprendra les opérations de destruction ultérieurement. De plus, vos documents resteront en sécurité si vous avez paramétré un code de verrouillage. Après un court délai, vous recevrez néanmoins une notification de fin d'opération.
          - Poubelle pleine / Porte ouverte (Bin Full/Door open) Dans ce cas, des mesures doivent être prises pour que le destructeur puisse reprendre ses tâches de destruction. Une personne doit se rendre au destructeur pour vider la poubelle ou fermer la porte.
          - Faible niveau d'huile (Low oil) Ce message vous indique que le destructeur aura bientôt besoin d'huile. Dans l'intervalle, le destructeur continuera à fonctionner sans huile, ce qui peut naturellement réduire sa durée de vie. Assurez-vous d'avoir toujours en stock de l'huile pour le destructeur. Si vous êtes à court d'huile, vous pouvez en commander directement en remplissant la page "commande de fournitures" de l'application.
          - Bourrage (Jam) Dans ce cas, des mesures doivent être prises pour que le destructeur puisse reprendre ses tâches de destruction. Quelqu'un doit se rendre au destructeur pour éliminer le bourrage de papier.
Mon destructeur n'apparaît plus dans mon application. Que s'est-il passé ?

Tout destructeur n'ayant pas été utilisé pendant une période de 90 jours est automatiquement retiré de l'application. Dans ce cas, il vous suffit de vous approcher du destructeur avec l'application ouverte pour qu'il se connecte à nouveau automatiquement.

Comment éliminer un destructeur de ma liste ?

Tout destructeur n'ayant pas été utilisé pendant une période de 90 jours est automatiquement éliminé de l'application. Si vous souhaitez effacer immédiatement la liste, vous pouvez supprimer l'application et la réinstaller pour revenir à tous les paramètres par défaut.

Mon application se connecte au destructeur, mais je ne reçois jamais de notifications. Pourquoi ?

L'application SmarTech nécessite votre permission pour vous envoyer des notifications. Si vous n'avez pas autorisé l'envoi de messages lors de l'installation de l'application, vous devrez accéder aux paramètres pour votre appareil mobile et autoriser les notifications. Vous devez par ailleurs être connecté à Internet pour la réception des alertes sur votre appareil.

Pourquoi des notifications me sont-elles envoyées, même si je n'utilise pas le destructeur ?

Les utilisateurs enregistrés comme administrateur d'un destructeur reçoivent une copie de chaque message d'erreur / de problème. Pour bloquer ces notifications, il vous suffit de connecter votre application au destructeur via Bluetooth, d'ouvrir le menu des paramètres et de désélectionner « Administrateur ». Dès lors, vous ne recevrez plus aucune mise à jour de ce destructeur, à moins que vous ne l'enregistriez à nouveau ou que vous connectiez votre application avant une opération de destruction.

Pourquoi n'ai-je pas reçu de notification ?

Il existe plusieurs raisons expliquant le non-envoi d'une notification :
1) Les utilisateurs ne reçoivent pas de notification en cas de faible niveau d'huile et / ou de refroidissement du destructeur, alors que les administrateurs ne sont pas avertis du bon déroulement d'une opération de destruction.
2) Les utilisateurs ne sont alertés que s'ils sont enregistrés pour l'opération de destruction en question. En d'autres termes, l'application doit être ouverte avant ou pendant l'opération de destruction, en affichant le message d'enregistrement de l'application pour la réception de notifications.
3) Le destructeur doit pouvoir accéder à Internet pour envoyer des notifications.
4) L'application doit être connectée à Internet pour recevoir des notifications.

Mon appareil mobile prend beaucoup de temps à se connecter ou ne se connecte pas du tout.

En fonction des appareils mobiles, la communication Bluetooth est gérée de manière quelque peu différente. Certains resteront connectés même après qu'ils semblent déconnectés, ce qui empêche d'autres terminaux de se connecter. En règle générale, chaque appareil mobile corrigera automatiquement cette anomalie en l'espace de quelques minutes. Le cas échéant cependant, l'arrêt et le redémarrage du destructeur à l'aide de l'interrupteur arrière, et la fermeture forcée et la réouverture de l'application forceront le rétablissement de la connexion Bluetooth.

Pourquoi l'application signale-t-elle des erreurs multiples au niveau du destructeur alors que celui-ci semble fonctionner correctement ?

L'application conserve l'historique du destructeur lorsqu'il fonctionne. Lors de la première mise en service du destructeur toutefois, l'historique des activités est bien évidemment vide. À ce moment-là, l'application peut incorrectement signaler l'activation de plusieurs voyants d'état pendant qu'elle recueille des informations. Aucune notification ne sera cependant envoyée et l'application corrigera d'elle-même ces erreurs en l'espace de quelques instants. Il n'y a aucune raison de s'inquiéter pour le destructeur. À chaque fois que le destructeur perd de la puissance, il convient d'attendre un moment pour que l'état puisse s'actualiser.

Pourquoi le destructeur demande-t-il un code PIN pour le Bluetooth ? Où trouver mon code PIN ?

Certains appareils mobiles tentent automatiquement de se coupler à un dispositif Bluetooth lorsqu'ils en repèrent un. Ceci peut malheureusement créer une certaine confusion lorsque les appareils ne sont pas censés se coupler. Le destructeur ne requiert ni ne supporte aucun appairage. En cas d'affichage d'une telle fenêtre, veuillez vous assurer que la fonction Bluetooth est activée avant d'ouvrir l'application. Annulez ensuite toute demande de code PIN. Dès que vous revenez à l'application, celle-ci se connectera automatiquement.

Pourquoi l'apparence des notifications varie-t-elle d'un appareil à l'autre ?

Les notifications sont contrôlées par votre appareil mobile et non par l'application. Il existe donc des différences entre les appareils, et tout particulièrement entre les systèmes iOS et Android. Vous pouvez néanmoins personnaliser vos alertes via les paramètres de votre appareil mobile.

Notre destructeur a été ajouté au réseau Invité mais le mot de passe change fréquemment.

Le destructeur requiert un accès à Internet pour utiliser l'application SmarTech. Bien que la reconfiguration fréquente du réseau soit possible, cette opération peut s'avérer contraignante. De ce fait, nous recommandons d'envisager un réseau indépendant pour la connexion des machines de bureau. De nombreuses organisations disposent déjà de ce type de réseau, et il leur sera aisé d'y intégrer le destructeur sans devoir modifier le moindre réseau ni changer aucun paramètre de sécurité.

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Sécurité des informations

L'application enregistre-t-elle des informations personnelles ?

Non. Elle fonctionne en enregistrant l'appareil mobile chez le fabricant et en créant une ID générique qui sera utilisée par l'application. Les notifications générées par le destructeur sont envoyées avec cette ID au fabricant du appareil mobile qui, à son tour, transmettra directement les messages au destinataire. L'application n'enregistre aucune information personnelle permettant de vous identifier. Les informations opérationnelles génériques du destructeur sont sauvegardées pour qu'il puisse envoyer les notifications aux utilisateurs le moment venu.

L'application enregistre-t-elle des informations de l'entreprise ?

Non. Le fait de donner manuellement au destructeur un nom permettant d'identifier éventuellement la société, d'une part et d'autre part, l'enregistrement du produit (procédure facultative) sont les seules informations d'entreprise pouvant être fournies.

Pendant combien de temps les informations sont-elles stockées ?

Les informations sont stockées en continu, suivant le principe du stockage de données non structurées (blob storage). Comme ces informations stockées font rarement l'objet d'une gestion suivie, elles peuvent être sauvegardées pendant douze mois, voire plus. Cependant, aucune information permettant d'identifier une personne n'est stockée de cette manière.

Je ne détruis que quelques pages ou j'utilise le mode de destruction manuel mais je ne reçois aucune notification de fin d'opération. Est-ce normal ?

L'application est uniquement conçue pour un destructeur fonctionnant en mode auto-alimentation. Vous ne recevrez donc aucune notification si vous utilisez la fente d'alimentation manuelle ou si l'opération de destruction se termine en moins de dix secondes. Dans les deux cas, la destruction sera terminée avant que vous n'ayez le temps de vous éloigner, ce qui empêche la technologie SmarTech de vous envoyer des notifications superflues.

L'application requiert-elle une adresse e-mail ?

Non. L'application ne recueille aucune adresse électronique ni aucune autre information personnelle. Ces données sont demandées lors de l'enregistrement du produit, une procédure facultative.

Quel type d'informations l'application transmet-elle ?

Elle ne transmet que des données sur le fonctionnement du destructeur, y compris les boutons activés, les icônes s'allumant et l'état de fonctionnement du moteur. En fait, il s'agit des mêmes données que celles affichées dans la zone de contrôle du destructeur.

Comment l'application transmet-elle les données ?

Le destructeur recourt à la technologie Bluetooth pour identifier le appareil mobile de l'utilisateur à proximité afin d'éviter l'envoi de notifications à tous les utilisateurs à chaque fois qu'il est utilisé.
Le destructeur utilise la mise en réseau sans fil pour se connecter à Internet lors de l'envoi de notifications pour que les utilisateurs puissent être très éloignés, sans se soucier de leur connexion.

Combien de temps un utilisateur est-il enregistré dans l'application ?

Un appareil mobile n'est enregistré dans le destructeur que le temps d'une opération de destruction. Dès la fin de celle-ci, le appareil mobile n'est plus enregistré.
Le destructeur restera néanmoins inscrit dans la liste de l'application mobile pour le cas où l'utilisateur souhaiterait contrôler le destructeur à distance. Si le destructeur n'est pas utilisé ni contrôlé pendant une période de 90 jours, l'application l'éliminera de sa liste.

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