Ratschläge für die Richtlinie zur Dokumentensicherheit

Auch wenn die Sicherheit von elektronischen Daten zu Recht für die meisten Unternehmen Priorität hat, scheitern viele Unternehmen daran, auch eine angemessene Sicherheit von Papierdokumenten zu gewährleisten. Papierdokumente enthalten stets personenbezogene, sensible und vertrauliche Daten, die unter die Bestimmungen der DSGVO fallen. Papierdokumente sind ebenso wie Laptops und Mobilgeräte eine Schwachstelle und Ursache vieler Sicherheitsverstöße oder ICO-Untersuchungen.

Tatsächlich geben zwei Drittel der Büros zu, dass sie vertrauliche Daten nicht schreddern.1 Dadurch riskieren diese Unternehmen, gegen die DSGVO zu verstoßen, und setzen Datensubjekte dem Risiko von Betrug und Identitätsdiebstahl aus.

Rexel ermutigt daher als führender Anbieter von Aktenvernichtern Unternehmen, ihre Sicherheitsrichtlinien und -praktiken sowohl für papierbasierte als auch für elektronische Daten zu überdenken.

Auch wenn vor allem digitale Bedrohungen im Fokus von Unternehmen stehen, bedeutet dies nicht, dass papierbasierte Sicherheitsrisiken keine Rolle mehr spielen.

Fünf Tipps für Unternehmen, die ihre Richtlinien zur Dokumentensicherheit an die Datenschutzgrundverordnung anpassen

Setzen Sie zunächst die ersten drei Punkte unseres 6-Punkte-Plans zur DSGVO um. 1. Einrichten eines Datenschutzbüros 2. Bewerten Ihrer Systeme 3. Entwickeln einer Strategie Jetzt sind Sie bereit für die Schritte 4 und 5: Implementieren einer neuen Unternehmensrichtlinie und Einbinden von Mitarbeitern

DSGVO-konforme Richtlinie zur Dokumentensicherheit

Dies ist unser 6-Punkte-Plan zur DSGVO, mit denen Sie eine konforme Richtlinie zur Dokumentensicherheit erstellen können:

Einrichten eines Datenschutzbüros
Bewerten Ihrer Systeme
Entwickeln einer Strategie
Implementieren einer neuen Unternehmensrichtlinie
Einbinden von Mitarbeitern
Prüfen und verbessern

1. Schulung

Ihre Mitarbeiter sind höchstwahrscheinlich in der Lage, beliebige Dokumente auszudrucken, die sie im IT-System finden oder selbst erstellen. Das Ausdrucken von Dokumenten einzuschränken ist oft nicht praktikabel und schadet der Produktivität. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter stattdessen darin, welche Daten risikobehaftet sind und wie diese aufbewahrt und vernichtet werden müssen.

Unsere Informationsposter, über dem Drucker ausgehängt, liefern während der Wartezeit auf einen Ausdruck Denkanstöße und enthalten Informationen dazu, welche Arten von Dokumenten vernichtet werden müssen. Alternativ können Sie sie auch an die Mitarbeiter im Rahmen einer Schulung austeilen oder für eigene Schulungsprogramme als Beispiele für unterschiedliche Datentypen verwenden, die risikobehaftet sind.

2. Machen Sie es einfach

Damit Mitarbeiter sich möglichst ausnahmslos an Ihre Richtlinie halten, darf diese vorhandene Arbeitsabläufe nicht stören. Schreddern muss mit einem einzigen Tastendruck möglich sein. Platzieren Sie Aktenvernichter an leicht zugänglichen Orten und achten Sie darauf, dass ausreichend Auffangbehälter und Laufzeit für den Bedarf vorhanden sind und die Produktivität nicht eingeschränkt wird. Aktenvernichter stehen am besten direkt neben Druckern und Tischkopierern oder in den einzelnen Büros. Für die Personal-, Rechts- und Buchhaltungsabteilung sind möglicherweise Geräte mit höherer Sicherheitsstufe erforderlich.

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu Aktenordnern und Ringbüchern haben, um Archive anlegen zu können oder regelmäßig auf ausgedruckte Dokumente zugreifen zu können.

3. Vergessen Sie handgeschriebene Dokumente nicht

Post-its, Schreibtischunterlagen und Notizzettel können ebenfalls sensible oder vertrauliche Daten sowie auch Passwörter enthalten. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, nichts auf ihren Schreibtischen liegen zu lassen oder private Memo-Boards statt traditionellen Post-its und/oder Schreibtischunterlagen zu verwenden. Dadurch lässt sich das Risiko erheblich mindern, dass Notizzettel nicht angemessen vernichtet werden.

5. Leere Notebook-Taschen

Gestohlene und verlorene Laptops werden regelmäßig gemeldet. Dabei wird jedoch vergessen, dass potenziell gefährliche Dokumente ebenfalls in Notebook-Taschen transportiert werden. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, den Inhalt ihrer Arbeitstaschen regelmäßig zu kontrollieren. Gute Verkäufer achten bereits auf eine gut sortierte Tasche für Kundenbesuche. Aber gilt das auch für den Rest Ihrer Belegschaft?

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