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Rexel Einkaufsratgeber für Aktenvernichter

Alles, was Sie über Aktenvernichter wissen müssen, damit Sie das richtige Gerät kaufen - ob fürs Büro oder zu Hause.

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Warum Sie unbedingt einen Aktenvernichter haben sollten?

Der Schutz der Daten ist einer der Hauptbeweggründe für den Kauf eines Aktenvernichters - ganz egal, ob es sich um persönliche Dokumente oder Kundendaten handelt. Wer meint, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beziehe sich nur auf elektronische Daten, irrt. Sie gilt auch für papierbasierte! Schon deshalb ist es wichtig, Dokumente nicht einfach in den Papierkorb zu werfen. 

Wichtig ist, dass Sie sensible Daten so vernichten, dass Informationen nicht in falsche Hände geraten können und Sie vor Identitätsdiebstahl und anderen betrügerischen Aktivitäten geschützt sind.

Aktenvernichter braucht man um:

  • eigene vertrauliche persönliche und geschäftliche Daten vor Missbrauch zu schützen

  • Daten von Kunden und Mandanten sicher zu vernichten

  • Bußgelder und Probleme wegen Nichteinhaltung der DSGVO zu vermeiden

  • Skandale wegen Verletzung des Datenschutzes zu verhindern und seinen guten Ruf zu bewahren 

 

Was kann man schreddern?

Nicht nur Papier, wie viele glauben, sondern gleich auch noch die Heft- und Büroklammern, mit denen die Seiten zusammengehalten werden. Aber auch CDs, Disketten sowie Kredit-, Kunden- und andere Plastikkarten. .

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DVDs/CDs

Mit Büroklammern verbundene Seiten

Mit Heftklammern verbundene Seiten

Disketten

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Aktenvernichter für Unternehmen 

In einen Aktenvernichter zu investieren gibt Unternehmen die Sicherheit, dass sensible und personenbezogene Daten gesetzeskonform vernichtet werden und kein Unbefugter sie lesen kann.   

Nutzen Sie den Aktenvernichter täglich zum Schreddern nicht mehr benötigter:

  • Kundendaten

  • Preiskalkulationen

  • Verkaufszahlen

  • Mitarbeiterdaten

  • Kreditoren- und Debitorenrechnungen

 

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Preisliste

Verkaufsberichte

Mitarbeiterdaten

Rechnungen

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Was Sie sich fragen sollten, bevor Sie einen Aktenvernichter kaufen.

Wird schon passen? Das ist beim Kauf eines Aktenvernichters die falsche Einstellung. Schließlich soll das Gerät ja genau Ihren Befürfnisse entspricht und weder unter- noch überdimensioniert sein. Unsere Fragen sollen Ihnen bewusst machen, welche Anforderungen Sie haben und welches Gerät sie erfüllen kann. 

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Welche Sicherheitsstufe brauche ich?

Wichtiger als die Schnittart ist die Sicherheitsstufe (P), die der Aktenvernichter bietet, denn sie gibt an, wie klein die Teile sind, in die das Gerät die Dokumente schreddert. Alle Rexel-Aktenvernichter sind entsprechend einer DIN-Norm von P2 bis P7 kategorisiert. Je höher die Stufe, desto kleiner die Teile und desto höher das Sicherheitsniveau.

Hier können Sie herausfinden, welches unserer Modelle welche Sicherheitsstufe bietet, in wie viele Partikel eine DIN-A4-Seite geschreddert wird und welche Sicherheitsanforderungen damit erfüllt werden.  

  

Sicherheitsstufen

Anzahl der Partikel pro DIN-A4-Seite

Empfohlen für

P2

40

allgemeine Dokumente ohne sensible Daten

P3

200

allgemeine Dokumente mit sensiblen Daten wie z. B. Adressen

P4

400

Kontoauszüge und vertrauliche Geschäftsunterlagen

P5

2.000

vertrauliche Dokumente z. B. mit personenbezogenen, finanziellen oder strategisch wichtigen Angaben

P6

6.000

Dokumente mit juristischen, militärischen oder finanziellen Angaben, die einer Geheimhaltungspflicht unterliegen 

P7

12.500

maximale Sicherheitsanforderungen von Regierungen oder Militärs

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Sicherheitsstufe P-7
P-7: 12.500 Partikel pro A4-Blatt

Für streng geheime Regierungsdokumente und militärische Dokumente

Sicherheitsstufe P-6
P-6: 6.000 Partikel pro A4-Blatt

Geeignet fürr rechtliche, militärische und finanzielle Dokumente, die geschützte Informationen enthalten

Sicherheitsstufe P-5
P-5: 2.000 Partikel pro A4-Blatt

Für vertrauliche personenbezogene, finanzielle und strategische Dokumente

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Sicherheitsstufe P-4
P-4: 400 Partikel pro A4-Blatt

Ideal für Kontoauszüge und vertrauliche Geschäftsunterlagen

Sicherheitsstufe P-3
P-3: 200 Partikel pro A4-Blatt

Geeignet für Dokumente mit sensiblen Daten wie z. B. Adressen

Sicherheitsstufe P-2
P-2: 35 Partikel pro A4-Blatt

Alltagsdokumente ohne sensible Daten

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Soll ich einen Aktenvernichter mit manueller oder automatischer Papierzuführung kaufen?

Das hängt davon ab, wie viel Sie zu schreddern haben und ob es möglichst schnell gehen muss. Aktenvernichter, die eine höherer Blattkapazität bieten, arbeiten in der Regel schneller als die anderen. Lesen Sie die weiteren Informationen, die wir Ihnen im Folgenden bieten. Damit Sie ganz sicher die richtige Wahl treffen. 

Aktenvernichter mit automatischer Papierzuführung

Hier brauchen Sie die Seiten nicht einzeln zuzuführen, sondern können gleich einen ganzen Stapel Papier einlegen. Aktenvernichter mit automatischer Papierzuführung sparen deshalb viel Zeit - bis zu 98 Prozent. Sie können also effizienter arbeiten.

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Aktenvernichter mit automatischer Papierzufuhr

So einfach lassen sich mit der Auto-Feed-Technologie ganze Papierstapel vernichten.

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Manuelle Papierzuführung

Hier werden die Dokumente von Hand eingeführt - aber nicht alle einzeln, sondern Sie können mehrere Seiten zugleich schreddern lassen. Wenn Sie mal aus Versehen zu viele auf einmal einlegen, ist das dank der Anti-Papierstau-Technologie nicht so schlimm. Das Gerät stoppt dann und führt die Seiten automatisch zurück. Sie können also ununterbrochen schreddern. Auch über längere Zeit.

Mehr über Anti-Jam erfahren Sie hier:

Fachbegriffe 

... und ihre Bedeutung

Anti-Papierstau

Wenn zu viele Seiten auf einmal zugeführt werden, stoppt das Gerät und führt sie automatisch zurück.

Intelligente Papierstau-Prävention

Das Gerät prüft laufend, ob zu viel Papier eingeführt wurde.

Automatische Rückführung

Reagiert automatisch auf einen Stau im Auto-Feed-Papierfach

Welche Größe brauche ich?

Wenn Sie viele Dokumente zu schreddern haben, sollte das Gerät entsprechend viele Seiten auf einmal zerkleinern können. Prüfen Sie also Ihren Bedarf und entscheiden Sie sich dann für ein Gerät mit ausreichender Blattkapazität. Auch der Abfallbehälter sollte nicht zu klein sein, sonst müssen Sie ihn zu oft leeren.

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Wie schreddert man DIN-A3-Dokumente?

Wenn Sie nur hin und wieder Seiten im DIN-A3-Format schreddern müssen, dann falten Sie sie einfach zusammen und führen Sie sie dem Gerät zu. Achten Sie aber darauf, dass nun jede Seite doppelt zählt, sonst wird die Blattkapazität des Geräts überschritten. 

Wenn Sie regelmäßig viele DIN-A3-Dokumente zerkleinern müssen, sollten Sie sich für unseren Aktenvernichter mit manueller Zuführung und breitem Eingabeschacht entscheiden.

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Wie groß sollte der Abfallbehälter sein?

Seine Größe sollte in einem guten Verhältnis zur Größe des Papierfachs bzw. zur Blattkapazität des Geräts stehen, sonst müssen Sie den Behälter zu oft leeren. Wie viele Seiten ein Abfallbehälter fasst, hängt auch von der Schnittgröße ab. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel und desto mehr Seiten passen in den Abfallbehälter.

Wir haben für Sie zusammengestellt, wie viele Seiten er je nach Anzahl der Benutzer fassen sollte:

Zahl der Nutzer

Geeignet für

Blattkapazität

1 bis 2

Home Offices und Privathaushalte

60

bis zu 10

Kleine Büros

300

bis zu 20

Abteilungen

600

mehr als 20

Großraumbüros

600+

Muss ich den Schredder warten? Wie aufwendig ist das?

Wie jedes Gerät mit einem Motor, braucht auch ein Aktenvernichter ein gewisses Maß an Pflege. Ihn zu warten geht aber ganz leicht: Legen Sie einfach ein Ölblatt in das Gerät ein und schreddern Sie es. So werden Motor und Messer gepflegt. 

Größere Geräte können mit einem automatischen Ölsystem ausgestattet sein. Dann brauchen Sie nur eine Ölflasche einzusetzen und sie auszutauschen, wenn sie leer ist. In jedem Fall sollten Sie dafür sorgen, Ihr Aktenvernichter immer gut geschmiert ist, denn dann läuft er leiser und reibungsloser und es entstehen weniger Papierstaus.

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Welches Öl soll ich verwenden?

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Aktenvernichter Rexel Ölblätter oder flüssiges Öl für die Wartung benötigt. Wir haben beides in verschiedenen Größen, damit Sie Ihren Rexel Aktenvernichter stets so pflegen können, dass er bestens arbeitet. Ölblätter können Sie in jedem Aktenvernichter einsetzen. Einfach wie ein normales DIN-A4-Blatt zerkleinern lassen. 

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Echtzeit-Benachrichtigungen

Bei Aktenvernichtern mit Auto+ SmarTech erinnert Sie die SmarTech-App genau zur richtigen Zeit, dass das Gerät gewartet werden muss. Sie es also weder zu oft noch zu selten ölen. 

Zudem werden Sie per App benachrichtigt, ob der Aktenvernichter zum Beispiel mit seiner Arbeit fertig ist oder der Abfallbehälter geleert werden muss.

Aktenvernichter mit Auto+ und SmartTech-Shredder sind somit perfekt für alle, die wenig Zeit haben und mehrere Aktenvernichter zugleich einsetzen, um die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens einzuhalten.

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Hilfreiche Tipps bei Problemen

Egal, welches Gerät Sie nutzen: Hier finden Sie Tipps, wenn's mal Probleme geben sollte.

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Wie vermeidet man Papierstaus?

Papierstaus entstehen meist, wenn zu viele Blätter auf einmal eingelegt werden oder ungeeignetes Material zerkleinert werden soll. Es kann aber auch sein, dass der Aktenvernichter geölt werden muss. 

Papierstaus sind ärgerlich, denn Sie kosten Zeit und Nerven. Halten Sie deshalb immer die angegebene Blattkapazität ein.

 

Warum funktioniert mein Aktenvernichter nicht?

Das kann mehrere Gründe haben: 

  • Er ist nicht richtig ans Stromnetz angeschlossen. 

  • Das Gerät ist nicht eingeschaltet. 

  • Der Messerkopf ist nicht korrekt montiert.

  • Das Papierfach ist nicht richtig geschlossen.

  • Es gibt einen Papierstau.

  • Das Gerät ist defekt und muss repariert werden.